行政文秘综合技能提升(广州,6月9-10日) 【举办单位】北京曼顿培训网 www.mdpxb.com det365手机版 www.poford.com 【咨询电话】4006820825 010-56133998 13810210257 【培训日期】2018年6月9-10日 【培训地点】广州 【培训对象】行政管理人员,文秘类、后勤类等相关人员。
【课程背景】 为什么领导指令传达不顺? 为什么待人接物沟通不畅? 为什么会议决议跟进不力? 现代企业的经营绝对不是生产和销售的简单组合,科学高效的行政文秘管理也是企业增效的必备条件。 行政文秘在组织管理中起着不可忽视的作用。本课程围绕“角色认知、职业心态、文、事、会”五个方面展开,提供具体方法和工具落地,旨在通过系统实用的训练,塑造五星行政文秘。 1.角色认知 身在职场难免迷茫:定位模糊、技巧匮乏……清晰的角色认知和定位,是提升职业竞争力的前提。本节从角色定位入手,结合性格认知和优势发挥,帮助员工发掘自我潜能,打造高效团队。 2.职业心态 心态素养内化于心,是个人效能提升的源动力,是个人职业生涯成败的关键因素。本节以“积极主动”为切入点,旨在塑造良好的职业心态。 3.文 工作中,有的人专业过硬,却是“茶壶里煮饺子,有货倒不出”;有的人肚子有料,却是表达混乱,不得要领。“表达缺失”是职场发展的拦路虎。写作技能,不仅是行政文秘人员的沟通力,更是职场交往的竞争力。 4.事 高效协同是行政文秘人员最基本的工作。能否很好地高效协同、上传下达,直接影响公司运作和发展。本节旨在通过系统训练,帮助行政文秘人员打开沟通困局,快速掌握沟通技巧。同时,对于大多数行政文秘人员来说,往往感觉工作超量、深陷泥潭,怎样处理琐碎事务?必须学会统筹兼顾和时间管理。 5.会 改造一个组织,从改造会议开始。本节以“高效会议三步走”为主线,抓住“会前、会中、会后”的核心环节,让行政文秘人员全面系统地了解高效会议,让会议为高效率工作服务。 我们发现,现在的不少培训,学员的表现往往是“学时激动,学完感动,回到岗位一动不动”,能否落地是评估培训效果的重要指标。本课程针对“三动”问题给出对策,课程进阶设计,循序渐进,系统推进,避免碎片化和零散化,确保实效。
【课程收益】 1.了解行政文秘工作基本特点,明确自我角色定位。 2.培养积极主动心态,积极主动开展工作,强化责任心和使命感。 3.掌握五级情商的内容及职场情商的塑造方法。 4.掌握企业公文写作和处理的基本原则和方法,提升公文写作和工作汇报呈现效果。 5.掌握跨部门沟通技巧,读懂领导意图。 6.掌握事务统筹及时间管理技巧。 7.掌握会议管理的三个核心环节和处理技巧
【课程特色】 结构化思考:思路清晰,有效表达。 情景化互动:实战互动,寓教于乐。 口诀化记忆:口诀提炼,语言生动。 系统化实施:系统呈现,分段实施。 工具化落地:工具运用,实效落地。
【课程大纲】 【1.角色认知】(0.5小时) 一、角色定位 (一)对行政文秘工作的认识 行政文秘工作三大特点:中综辅(中枢、综合、辅助) 行政文秘工作三大任务:文事会(文书、事务、会务) (二)行政文秘人员核心三技能 1.写作力:文书表达清晰有力,制度流程精简落地,当好公司的“一支笔”。 2.沟通力:内外沟通八面玲珑,待人接物面面俱到,当好公司的“协调员”。 3.执行力:行政服务高效给力,日常管控保障到位,当好公司的“大管家”。 (三)角色三维度 三个维度的角色转换 (1)对上:作为下属 〔案例分析〕一千个伤心的理由/把悲伤留给自己 (2)对内/外:作为同事/客户 (3)对下:行使管理职能 二、管理五时空 〔案例分析〕管理任务清单
【2.职业心态】(1.5小时) 一、心:积极心态 (一)四种人类天赋潜能 (二)操之在我 积极主动的基本原则 积极主动三步法 〔工具运用〕刺激-回应模型、情绪ABC、影响圈与关注圈、四大天赋 二、情:情商塑造 (一)IQ与EQ 你有多聪明?/你如何聪明? 〔案例分析〕被误读的情商 (二)情商塑造 〔案例分析〕怎样读懂领导意图? 两种思维
【3.文】(4小时) 一、规范:企业公文规范 (一)公文的定义、特点和要素 (二)公文种类变化及各文种适用范围 (三)公文行文规则 〔案例分析〕各文种行文关系与禁忌 容易混淆文种的适用范围与区别 (四)最新国家标准公文格式解读与企业公文接轨落地 1.公文格式各要素组成及排序 2.公文格式新旧标准的要素名称变化 3.公文格式新旧标准的要素编排变化 (五)法定公文格式的“三大纪律八项注意” 1.排版准备 2.实操演练(通用格式) 企业公文格式常见错误 〔案例分析〕常见公文规范答疑解惑 字体、段落格式上是否有标准化的要求? 如何使用分层序列数字编号? 发送单位存在多个,该如何确定先后顺序? 抄送注意事项? 〔工具分享〕用word制作标准格式公文:标准格式的word模板 (六)公文处理流程 二、技巧:文书写作技巧 (一)主题明 1.目中有人 2.标题说话 〔案例分享〕题好一半文 〔工具分享〕结构化地解读标题 (二)材料实 1.言之有物 〔工具分享〕结构化地收集材料 解决材料虚的三大工具:七何法、九宫法、思维导图法 2.删繁就简(删除、合并、缩减) (三)结构清 1.结构思考 (1)结构化思维三字决 A.点 〔工具分享〕说出来的精彩:SCQA模型 B.纵 C.横 〔案例分享〕分类(金字塔思维与结构) 有序(清步骤、突重点、剥细节) (2)结构化的434法 2.形象表达 (字不如表,表不如图) 〔工具分享〕图表分类选择表 〔工具实战〕PPT制作实战:怎样将WORD文档的汇报转化为精美PPT? (四)语言好 1.情理交融 (1)语言的六个维度 (2)法定公文语言特点:确实重要:准确、平实、庄重、简要 2.视觉传达 三、提升:写作实操演练
【4.事】(3小时) 一、高效协同 (一)高效协同三步法 1.清目标 〔案例分析〕沟通三层次与角色定位 (1)向上沟通(有胆) 〔案例分析〕汇报时机如何选? (2)向下沟通(有心) (3)平级沟通(跨部门沟通)(有肺) 2.用技巧 (1)三借 ① 借结构 〔工具实战〕工作汇报四步法 ② 借工具 ③ 借平台 (2)三会 ① 听 〔工具实战〕深度倾听三步法 ② 问 ③ 答 (3)三能 〔案例分析〕先解决心情,再解决工作。 〔工具实战〕有魔力的肯定认同话术 3.出行动 〔案例分析〕职场老鸟与菜鸟的不同沟通方法
(二)4P风格与团队沟通 二、统筹兼顾 (一)流程管理 〔案例分析〕流程一改,魔鬼变天使 〔工具实战〕流程图绘制与规范 (二)文档管理 1.知识管理新理念—现代企业的档案管理 2.文件归档五步法 3.企业电子文件的安全管理 〔案例分析〕企业知识地图应用 企业档案数据库 (三)印章管理 1.印章安全管理 〔案例分析〕印章风险知多少? 2.用印流程规范 (四)5S管理 5S在行政管理中的应用(腾空间—赢时间—亮眼—养眼—养心) (五)环境管理 〔案例分析〕企业文化打造 (六)资产管理 (七)费用管理 (八)时间管理 1.立刻做 〔案例分析〕时间三陷井:拖延、欠管、无序 工作拖拉怎么办? 2.系统做 3.享受做
【5.会】(3小时) 〔课程导入〕 1.会议管理的目的 2.会议管理三要素 3.会议管理五原则 〔案例分析〕你开过这样的会吗?领导开会,员工陪会。 一、会前:准备细密 (一)策划 1.好会议是策划出来的 (1)定议题 (2)定分工 (3)定方案 〔案例分析〕怎样让会议通知和议程更准确? 2.会议策划三基原则 〔工具分享与运用〕高效会议策划 (二)通知 (三)备料 〔工具分享与运用〕会议备料清单法 (四)布场 1.会议布场时经常会忽略的细节 A.布场地 B.布讲台 C.布座位 D.主席台 〔案例分析〕细节决定成败 2.接待统筹十字决 〔案例分析〕人行费用首先想…… 二、会中:应对自如 (一)开场 〔案例分析〕如何让会议开场更有吸引力? 〔工具分享与运用〕高效开场技巧 (二)监控 1.参会人情绪不佳怎么办? 先处理心情,再处理工作。 〔案例分析〕有效的情绪应对技巧 2.参会人参会度不高怎么办? 3.发言人超时怎么办? 4.主持人开场技巧 5.主持人控场技巧 〔案例分析〕会议主持五事项 6.主持人收场技巧 〔情景模拟〕会中突发情况处理 (三)记录 1.会议记录三要 2.会议记录八法 三、会后:跟进到位 (一)回顾 (二)跟进 1.计划督导法 2.工作销项法 〔案例分析〕会后跟进的三个公式 (三)反馈 课程总结
【讲师介绍】 曹志巍老师,曼顿培训网(www.mdpxb.com)资深讲师。国家注册高级企业培训师 英国博赞思维导图认证管理师 AACTP国际注册行动学习促动师(ICF) 北京大学汇丰商学院领导力授权讲师 多地行政学院、党校特聘讲师 20年企业管理、记者编辑及教育培训实战经验 曾任:蓝盾集团行政总监、某投资集团行政总经理 曹老师善于把握企业管理精髓,融合“行动学习、思维导图、六维领导力”等优秀管理工具和方法,致力提升个人效能和组织效能,促进企业经营有效运转。 通过20年企业管理和培训经验,从繁杂琐碎的管理事务中提炼出易学易用的模板工具,并通过一系列思维类、管理类课程的实施落地,为受训企业培养出近百名高素质管理人才、近千名职业化优秀员工,课程内容及授课风格深受高层领导和员工好评。
【费用及报名】 1、费用:培训费3980元(含培训费、讲义费);如需食宿,会务组可统一安排,费用自理。 2、报名咨询:4006820825 010-56133998 56028090 13810210257鲍老师 3、报名流程:电话登记-->填写报名表-->发出培训确认函 4、备注:如课程已过期,请访问我们的网站,查询最新课程 5、详细资料请访问北京曼顿培训网:www.mdpxb.com (每月在全国开设四百多门公开课,欢迎报名学习)
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